Come Impostare Risposte Automatiche su WhatsApp

Se gestisci un’attività, sai quanto sia importante essere sempre disponibili per i clienti. Ma cosa succede quando sei fuori orario, in riunione o semplicemente troppo impegnato per rispondere immediatamente? Impostare risposte automatiche su WhatsApp è la soluzione ideale per mantenere i tuoi clienti informati e sentiti ascoltati, anche quando non puoi rispondere di persona. Questa funzionalità, offerta da WhatsApp Business, ti permette di automatizzare parte della comunicazione, migliorando l’efficienza e la soddisfazione del cliente. Scopriamo insieme come configurarle al meglio.

Come Impostare Risposte Automatiche su WhatsApp Business

Perché Usare Risposte Automatiche su WhatsApp Business?

Le risposte automatiche non sono solo una comodità, ma uno strumento strategico per ottimizzare la gestione clienti e la percezione del tuo brand.

Vantaggi delle Risposte Automatiche

  • Migliorare l’Esperienza del Cliente: I clienti apprezzano una risposta rapida, anche se automatica. Sapere che il loro messaggio è stato ricevuto e che otterranno una risposta a breve, riduce l’attesa e la frustrazione.
  • Gestione del Tempo: Libera tempo prezioso che altrimenti impiegheresti per rispondere manualmente a domande frequenti o a messaggi fuori orario.
  • Professionalità: Un messaggio automatico ben formulato dà un’immagine di professionalità e organizzazione, dimostrando che la tua attività è sempre attenta alle esigenze del cliente.
  • Informazioni Immediate: Puoi fornire immediatamente informazioni essenziali come orari di apertura, indirizzo del sito web, numeri di contatto alternativi o tempi di risposta previsti.
  • Riduzione del Carico di Lavoro: Per le piccole imprese, l’automazione può significare la differenza tra un servizio clienti sostenibile e uno sovraccarico.

Queste funzionalità sono parte integrante di WhatsApp Business, l’app gratuita pensata per le piccole e medie imprese, distinta dalla versione personale di WhatsApp.

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Tipi di Risposte Automatiche su WhatsApp Business

WhatsApp Business offre principalmente tre tipi di messaggi automatici che puoi personalizzare in base alle tue esigenze.

1. Messaggio di Benvenuto

Il messaggio di benvenuto è il primo contatto automatico che un nuovo cliente riceve quando ti scrive per la prima volta, o dopo 14 giorni di inattività nella chat. È l’opportunità perfetta per fare una buona prima impressione.

  • Quando si attiva: Quando un cliente ti contatta per la prima volta o quando non hai avuto interazioni con lui per 14 giorni.
  • Cosa puoi includere: Un saluto cordiale, un ringraziamento per il contatto, e l’assicurazione che riceverà una risposta a breve. Puoi anche includere link al tuo sito web, alle FAQ o al catalogo prodotti.
  • Esempio: “Ciao! Grazie per averci contattato. Abbiamo ricevuto il tuo messaggio e ti risponderemo il prima possibile. Nel frattempo, puoi visitare il nostro sito web [link] per maggiori informazioni sui nostri prodotti/servizi!”

2. Messaggio d’Assenza

Il messaggio d’assenza è fondamentale per gestire le aspettative dei clienti quando non sei disponibile per rispondere immediatamente, ad esempio fuori dagli orari lavorativi, durante le festività o in periodi di chiusura.

  • Quando si attiva: Quando ricevi messaggi al di fuori degli orari di apertura impostati, o in un periodo specifico che hai configurato come “assenza”.
  • Cosa puoi includere: Indicazione del periodo di assenza, orari di riapertura, e un’alternativa di contatto urgente se necessaria.
  • Esempio: “Grazie per il tuo messaggio! Il nostro team è attualmente fuori orario. Ti risponderemo domattina a partire dalle 9:00. Per urgenze, puoi chiamare il [numero di telefono].”

3. Risposte Rapide

Le risposte rapide non sono strettamente “automatiche” nel senso di invio indipendente, ma sono messaggi pre-salvati che puoi richiamare e inviare velocemente digitando una scorciatoia. Sono ideali per le domande frequenti e le risposte standardizzate.

  • Quando si attivano: Manualmente, digitando “/scorciatoia” nella chat.
  • Cosa puoi includere: Indirizzi, orari, informazioni sui prodotti, link a pagine specifiche, o risposte a FAQ comuni.
  • Esempio:
    • Scorciatoia: /orari
    • Messaggio: “I nostri orari di apertura sono: Lun-Ven 9:00-18:00, Sab 9:00-13:00. Domenica chiuso.”

Guida Passo-Passo per Impostare le Risposte Automatiche

Impostare risposte automatiche su WhatsApp è un processo semplice che richiede pochi minuti.

1. Scarica e Configura WhatsApp Business

Se non l’hai ancora fatto, il primo passo è scaricare l’app WhatsApp Business sul tuo smartphone (disponibile per Android e iOS) e configurare il tuo profilo aziendale. Ricorda che non puoi usare lo stesso numero di telefono sia per WhatsApp personale che per WhatsApp Business contemporaneamente.

2. Impostare il Messaggio di Benvenuto

  1. Apri l’app WhatsApp Business.
  2. Vai su Impostazioni (o Altre opzioni su Android, l’icona con i tre puntini verticali).
  3. Tocca Strumenti attività.
  4. Seleziona Messaggio di benvenuto.
  5. Attiva l’interruttore “Invia messaggio di benvenuto”.
  6. Tocca l’icona della matita per modificare il testo del messaggio. Personalizzalo con un tono amichevole e informativo.
  7. Sotto “Destinatari”, puoi scegliere a chi inviare il messaggio:
    • Tutti: A tutti coloro che ti scrivono.
    • Tutti i non in rubrica: A chi non è salvato nei tuoi contatti.
    • Tutti tranne…: Escludi contatti specifici.
    • Solo a…: Invia solo a contatti selezionati.
  8. Tocca Salva.

3. Impostare il Messaggio d’Assenza

  1. Dalla schermata Strumenti attività, seleziona Messaggio d’assenza.
  2. Attiva l’interruttore “Invia messaggio d’assenza”.
  3. Tocca l’icona della matita per modificare il testo del messaggio. Sii chiaro sui tuoi orari o sul periodo di assenza.
  4. Sotto “Programma”, puoi scegliere quando inviare il messaggio d’assenza:
    • Invia sempre: Invia il messaggio d’assenza per tutti i messaggi ricevuti.
    • Orario personalizzato: Imposta un periodo specifico (es. vacanze).
    • Fuori orario di attività: Il messaggio verrà inviato solo fuori dagli orari di apertura che hai impostato nel tuo profilo aziendale. Questo è il più consigliato.
  5. Sotto “Destinatari”, puoi scegliere a chi inviare il messaggio, come per il messaggio di benvenuto.
  6. Tocca Salva.

4. Creare Risposte Rapide

  1. Dalla schermata Strumenti attività, seleziona Risposte rapide.
  2. Tocca l’icona “+” (più) per aggiungere una nuova risposta rapida.
  3. Scrivi il tuo messaggio nella sezione “Messaggio”.
  4. Scegli una scorciatoia (una parola chiave breve, es. “orari”, “grazie”, “indirizzo”).
  5. Puoi aggiungere anche delle parole chiave per facilitare la ricerca.
  6. Tocca Salva.
  7. Per usarle in chat, digita “/” seguito dalla scorciatoia e seleziona il messaggio desiderato.

Consigli per Massimizzare l’Efficacia

  • Chiarezza e Concisismo: I messaggi automatici devono essere brevi, chiari e diretti.
  • Tono del Brand: Assicurati che il tono dei messaggi sia in linea con l’identità del tuo brand.
  • Aggiornamenti Frequenti: Rivisita e aggiorna regolarmente i tuoi messaggi automatici, specialmente il messaggio d’assenza e le risposte rapide, per riflettere eventuali cambiamenti (orari speciali, nuove promozioni, ecc.).
  • Non Sostituire l’Interazione Umana: Le risposte automatiche sono un supporto, non un sostituto dell’interazione umana. Rispondi personalmente appena possibile per costruire un rapporto con i clienti.

Conclusione: L’Automazione al Servizio del Cliente

Impostare risposte automatiche su WhatsApp è un passo fondamentale per qualsiasi attività che voglia offrire un servizio clienti eccellente e ottimizzare le proprie operazioni. Che sia un messaggio di benvenuto, un avviso di assenza o una risposta rapida a una domanda frequente, queste funzionalità di WhatsApp Business ti aiutano a essere presente per i tuoi clienti in modo efficiente e professionale, anche quando non puoi esserlo fisicamente. Inizia oggi stesso a configurarle e vedrai la differenza nella tua gestione clienti.